L’ODL traite les données personnelles qui lui sont soumises par les personnes physiques en conformité avec les lois et règlements applicables et notamment avec le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, ci-après désigné par RGPD.

L’ODL traite vos données à caractère personnel, à savoir vos nom et prénom, adresse électronique et postale privée ou professionnelle, numéro de téléphone privé ou professionnel, matricule, numéro fiscal, numéro de compte et BIC code, et signature, lorsque vous demandez à pouvoir bénéficier d’un service de l’ODL, afin de vérifier si vous êtes ou avez été client de l’ODL, et afin de déterminer quels sont les services auxquels vous pouvez prétendre.

L’ODL pourra être amené à vous demander des informations complémentaires sur le contexte dans lequel s’inscrit votre demande, afin de vérifier si le service demandé relève ou non de sa compétence et de ses missions ou pour permettre à votre demande d’aboutir.

Toutefois, votre relation avec l’ODL s’inscrivant exclusivement et uniquement dans le cadre de votre activité professionnelle, l’ODL ne demandera pas à recevoir de votre part des données personnelles relevant de votre vie privée ni des données sensibles concernant votre origine raciale ou ethnique, votre orientation sexuelle, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques ou votre appartenance syndicale.

Nous vous invitons à veiller à ne pas nous communiquer de telles données. Si de telles données devaient être comprises dans les informations ou documents que vous communiqueriez à l’ODL de votre propre initiative et sans lien avec votre dossier, l’ODL se réserve le droit de vous restituer les documents originaux ou de détruire les copies des documents en question et s’efforcera dans la mesure du possible à effacer ces données. Nous considérerons néanmoins que vous consentez expressément à ce que ces données non sollicitées par l’ODL soient conservées sur nos serveurs si nous ne disposons pas d’outils ou de mesures efficaces pour les effacer.

Les données à caractère personnel transmises dans le cadre de vos demandes ou relations contractuelles avec l’ODL pourront être utilisées ultérieurement pour vous transmettre toute information utile dans le cadre de la mission d’information de l’ODL et pour vous inviter à d’éventuels évènements organisés par l’ODL.

Par application du RGPD, vous pouvez à tout moment faire valoir vos droits, à savoir accéder à vos données à caractère personnel, demander de les rectifier, de les effacer, ou de limiter leur traitement, de vous opposer à leur utilisation à des fins de prospection, ou à leur portabilité.

Cependant, votre droit à l’effacement ou à la limitation du traitement de vos données à caractère personnel s’applique sous réserve du droit de conservation desdites données de la part de l’ODL. En effet, vos données personnelles sont conservées pendant la durée de votre relation contractuelle, que le contrat soit signé par vos soins en tant qu’employeur ou employé de votre société cliente de l’ODL, et après la fin du contrat pendant la durée nécessaire au respect des obligations légales de l’ODL et aux délais de prescriptions qui s’y appliquent. Elles sont conservées pendant la durée nécessaire à la protection des droits et intérêts de l’ODL.

Vos données à caractère personnel sont utilisées par les employés des différents services de l’ODL dans le cadre des missions qui leur sont confiées, et peuvent être transmises aux autorités publiques dont l’ODL dépend dans le respect de la législation en vigueur.

Toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre par l’ODL, afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque identifié par le traitement concerné.

Vos données peuvent également être confiées, avec votre accord, à des consultants externes (partenaires contractuels de l’ODL comme par exemple un coassureur ou réassureur, avocats, sociétés de recouvrement, …) qui devront également respecter les dispositions du RGPD.

Enfin, vos données à caractère personnel pourront être transmises aux avocats de l’ODL dans le cadre de la défense ou protection de ses droits ou intérêts en cas de litige.

Les données à caractère personnel ne font pas l’objet d’un traitement automatique.

Elles ne sont pas transmises à des sociétés commerciales aux fins de prospections.

La présente politique de traitement des données à caractère personnel peut être sujette à modification. Nous vous recommandons donc de la lire régulièrement.

Vous êtes réputés accepter la dernière version en ligne à chaque nouvelle connexion à notre site internet.

Pour toute question relative à la protection des données à caractère personnel, veuillez adresser un e-mail à rgpd@odl.lu