Sont éligibles toutes les entreprises luxembourgeoises exerçant une activité économique à l’exportation, à l’exception de certains secteurs ou types d’activités listés ci-dessous (liste non exhaustive) :

– Secteur financier (banques, assurances, fiduciaires, experts comptables, réviseurs d’entreprises et fonds d’investissement) à l’exception des Fintechs
– Promotion immobilière
– Secteur culturel y compris les galeries d’art, dont la finalité n’est pas d’ordre commercial
– Tourisme
– Formation
– Production primaire de produits agricoles, de produits de la pêche et de l’aquaculture, énumérés à l’annexe 1 du traité de l’UE
– Energies fossiles
– Travail intérimaire
– ASBL – Association sans but lucratif
– GIE – Groupement d’intérêt économique

Les entreprises dont les produits/services ne sont pas encore prêts à être commercialisés, sont d’office exclues de toute aide financière.

Conditions d’éligibilité

Pour être éligible, l’entreprise doit exercer une activité économique orientée vers l’exportation et ses produits/services doivent être prêts à la commercialisation.

Régime général

Dans le cadre du régime général, le montant maximal accordé est de 300.000 € par entreprise unique, sur une période glissante de trois ans (Règlement de minimis).

Pour pouvoir bénéficier de l’aide sous le régime général, l’entreprise doit remplir l’ensemble des conditions suivantes :
– Être une entreprise luxembourgeoise exerçant une activité économique à l’exportation
– Avoir une autorisation d’établissement valide et toutes autres autorisations légales requises à l’exercice de son activité
– Respecter les obligations fiscales et sociales luxembourgeoises
– Être une entreprise financièrement saine, c.à.d. disposer de fonds propres positifs et d’une liquidité suffisante pour financer son exploitation à des fins de rentabilité
– Exister depuis au moins 3 ans (à défaut, veuillez consulter le régime «JME» Jeunes et/ou Micro-Entreprises)
– Avoir un effectif d’au moins 2 salariés (à défaut, veuillez consulter le régime «JME» Jeunes et/ou Micro-Entreprises)
– Apporter une valeur ajoutée substantielle à l’économie luxembourgeoise.

L’évaluation de la contribution de l’entreprise à l’économie luxembourgeoise se base notamment sur les critères suivants (à titre indicatif) :
– Développement de l’entreprise : évolution du chiffre d’affaires total et à l’export et du nombre de salariés
– Perspectives de croissance
– Activités exercées au Luxembourg (production, transformation, vente, marketing, recherche et développement, etc.)
– Visibilité luxembourgeoise de l’entreprise au niveau national et international.

Régime JME – Jeunes et/ou Micro-Entreprises

Ce régime s’adresse aux :
• Start-ups
• SARL-S
• entreprises comptant moins de deux salariés
• entreprises ne remplissant pas toutes les conditions d’éligibilité au régime général.

Les entreprises relevant du régime « JME » peuvent bénéficier d’un plafond annuel d’aide fixé à 10.000 EUR, toutes aides confondues.

Procédure de classement dans un régime :

Lors de la première demande, le Copel classe l’entreprise soit dans le régime « général », soit dans le régime « JME » sur base des informations fournies .

Le COPEL se réserve le droit de reclasser une entreprise initialement classée sous le régime général vers le régime JME, si celle-ci ne remplit plus toutes les conditions d’éligibilité du régime général.

Demande de réévaluation du régime « JME » :

Une entreprise classée en JME peut demander une réévaluation de sa classification à condition de remplir l’ensemble des critères suivants :
– Être une entreprise financièrement saine, c.à.d. disposer de fonds propres positifs et une liquidité adéquate pour financer son exploitation à des fins de rentabilité
– Avoir un effectif d’au moins 2 salariés occupés (attestation CCSS)
– Démontrer une croissance réelle de son chiffre d’affaires
– Apporter une valeur ajoutée substantielle à l’économie luxembourgeois

L’entreprise doit, à cet effet, fournir un argumentaire détaillé contentant les informations suivantes :
– Description de son l’activité, toute modification récente de ses statuts, ses perspectives de croissance et tout autre document jugé pertinent à l’analyse de sa demande
– Evolution depuis sa création de ses capitaux propres, de son chiffre d’affaires net, du nombre de salariés et le pourcentage du chiffre d’affaires réalisé à l’exportation (veuillez remplir le formulaire)
– Attestation CCSS confirmant le nombre actuel de salariés
– Comptes annuels N-2 et N-1 complets (bilans, comptes de résultats et annexes).

Dépôt d’une demande

Le dépôt de la demande se fait uniquement via le formulaire en ligne sécurisé sur MyGuichet.lu (disponible en français, allemand et anglais).

Les demandes doivent impérativement être déposées avant la date limite de dépôt.
Toute demande déposée après la date limite de dépôt est d’office refusée.

Etapes pour déposer la demande

– Remplir le formulaire de demande suivant les instructions
– Vérifier les données saisies et confirmer la saisie
– Signer électroniquement la démarche
– Joindre tous les documents requis (bilans, organigramme, devis, bulletin d’inscription, etc.)
– Transmettre la démarche
– Vérifier la réception par courriel de la confirmation automatique de la transmission de la démarche par la plateforme MyGuichet.

Pour accéder au portail MyGuichet.lu, l’utilisateur doit disposer d’un certificat d’authentification qui permet de se connecter aux applications étatiques en ligne et d’un espace professionnel dans MyGuichet.lu.
Pour toute question technique relative au portail MyGuichet, nous vous prions de contacter le Helpdesk: (+352)247-82000

Documents à joindre à la demande

Pour les premières demandes, les documents suivants doivent être joints :
– Comptes annuels N-2 et N-1 complets (bilans, comptes de résultat et annexes) ou à défaut, un business plan détaillé
– Organigramme complet, détaillant la structure de l’entreprise avec toutes les entités du groupe au niveau national et international, contrôlées par la même entité ou personne physique, leurs pourcentages de participation respectif et leurs activités et relations au sein du groupe
– Attestation CCSS confirmant le nombre actuel de salariés
– Relevé d’identité bancaire (RIB)
– Registre des bénéficiaires effectifs (RBE actuel).

Pour les demandes ultérieures, les documents suivants doivent être joints :
– Comptes annuels complets les plus récents
– Toute modification statutaire.

Lors de l’analyse des demandes, des informations ou documents supplémentaires pourront être demandés.

Le Comité tient également compte des critères ESG définis par le Conseil
d’Administration dans la procédure « Analyse des critères environnementaux, sociaux et de gouvernance – Aides financières » et veille au respect des régimes de sanctions restrictives pris à l’encontre de certains pays.

Processus de décision

Le Comité se réunit une fois par mois pour analyser les demandes complètes.

Les demandes incomplètes, faute de réception des informations complémentaires, sont automatiquement clôturées au bout de 90 jours.
La décision du Comité (acceptation ou refus) est communiquée par courriel.

– En cas d’acceptation : l’entreprise reçoit une lettre de promesse avec une durée de validité précise.
– En cas de refus : l’entreprise reçoit une lettre de refus.

La lettre de promesse ne constitue pas un accord définitif de paiement d’une aide. Le montant indiqué est prévisionnel, et représente le montant maximum pouvant être payé pour le projet.

L’entreprise a la possibilité, avant l’expiration de la promesse ou avant le début de la foire, de demander par courriel :
– une modification de la promesse, en cas de changements intervenus avant l’exécution du projet, respectivement le début de la foire(p.ex. frais supplémentaires)
– une prolongation de la durée de validité de la promesse, si le projet a pris du retard et que toutes les factures n’ont pas encore été reçues.

Les dossiers refusés sont clôturés après l’expiration de la période de recours.

Paiement de l’aide

Demande de paiement de l’aide

La demande de paiement de l’aide doit être :
– envoyée par courriel ou par voie postale, dans les délais de validité indiqués dans la lettre de promesse; toute demande introduite après l’expiration de cette période est automatiquement refusée
– accompagnée des documents justificatifs suivants (le numéro de dossier doit être clairement mentionné sur l’ensemble des pièces transmises):
• Les factures acquittées relatives aux frais éligibles
• Les justificatifs de paiement (extraits de compte bancaire, notes de débit, etc.)
• Les confirmations de commande, datées et signées.

Calcul du montant définitif de l’aide et paiement

Le montant de l’aide :
– est calculé sur la base des factures et des justificatifs de paiement fournis hors TVA, en tenant compte du plafond “de minimis” ainsi que des plafonds spécifiques applicables à chaque type d’aide et du plafond annuel maximal attribué aux JME
– ne pourra en aucun cas excéder le montant indiqué dans la lettre de promesse
– le montant est versé sur un compte bancaire luxembourgeois de l’entreprise; un relevé d’identité bancaire (RIB) sera demandé à l’entreprise
– est confirmé dans une lettre d’octroi envoyée par courriel.

Les aides payées sont comptabilisées à la date d’émission de la lettre d’octroi.

Pour les projets avec paiements intermédiaires, l’entreprise doit regrouper les factures relatives à un même projet de manière à ne pas introduire plus de trois demandes de paiement.

En cas de fausse déclaration ou de transmission de documents inexacts, des sanctions peuvent être appliquées, incluant notamment :
• la restitution totale ou partielle des aides perçues
• l’exclusion de l’entreprise de toute aide future.

Voie de recours

Pour contester une décision de l’ODL, l’entreprise peut introduire un recours contentieux contre une décision de l’ODL devant le tribunal administratif. Ce recours doit être intenté par requête signée d’un avocat à la cour dans les trois mois à compter de la notification de la décision.

Dans le même délai, l’entreprise peut adresser un recours gracieux par lettre recommandée à l’ODL dans laquelle l’entreprise expose les faits et ses prétentions accompagnée des pièces qu’elle juge utile.

En cas de recours gracieux, le délai pour introduire le recours contentieux est suspendu. Si dans les trois mois à compter de l’introduction du recours gracieux une nouvelle décision intervient ou si aucune décision n’intervient, un nouveau délai de trois mois pour introduire le recours contentieux devant le tribunal administratif commence à courir.

L’entreprise peut également introduire une réclamation auprès du Médiateur – Ombudsman. Cette réclamation n’interrompt ni ne suspend les délais légaux des recours gracieux et contentieux. Le médiateur ne peut pas modifier la décision prise, mais interviendra auprès de l’ODL afin de trouver un arrangement.