Introduction d’une demande
La demande doit obligatoirement être envoyée avant engagement des frais, à savoir avant la signature de l’offre/confirmation de la commande et avant le début du projet.
Exception : dans le cas d’une participation à une foire/séminaire/conférence à l’étranger, la demande devra être transmise avant la date de début de l’événement même si certains frais ont déjà été engagés.
Le formulaire en ligne est accessible en français, allemand et anglais sur la plateforme sécurisée de MyGuichet.lu.
https://guichet.public.lu/fr/entreprises/financement-aides/regime-pme/aide-exportation-frais-promotion-exposition/aide-exportation.html.
Pour accéder au portail MyGuichet.lu, l’utilisateur doit disposer:
- d’un produit LuxTrust ou d’une eID (carte d’identité électronique luxembourgeoise).
- un numéro d’identification national (matricule à 13 chiffres)
- une signature électronique légale
- un certificat d’authentification qui permet de se connecter aux applications étatiques en ligne
- un espace professionnel dans MyGuichet.lu
Etapes à suivre :
- remplir le formulaire de demande suivant les instructions
- contrôler les données saisies et confirmer la saisie
- signer la démarche
- ajouter tous les documents demandés (bilans , organigramme, devis, bulletin d’inscription)
- transmettre la démarche.
Dès que la démarche est transmise, vous recevrez automatiquement un courriel de confirmation de transmission de votre démarche.
Contact : Guichet.lu Helpdesk ; téléphone : (+352)247-82000
Documents à ajouter à votre demande si vous introduisez une demande pour la première fois :
- 2 derniers comptes annuels complets (bilans, comptes de profits et pertes et annexes) ou à défaut, un business plan détaillé
- Organigramme complet, détaillant la structure de l’entreprise avec toutes les entités du groupe au niveau national et international, contrôlées par la même entité ou personne physique, leurs pourcentages de participation respectif et leurs activités et relations au sein du groupe
- Certificat de la CCSS renseignant sur le nombre actuel de salariés
- Relevé d’identité bancaire (RIB)
- Registre des bénéficiaires effectifs (RBE actuel).
Pour les demandes suivantes : veuillez annexer les comptes annuels les plus récents, ainsi que toute modification statutaire
Lors de l’analyse des dossiers, des explications ou documents supplémentaires pourront être demandés.
Délai de réponse
Le Comité se réunit une fois par mois pour analyser les demandes complètes.
La décision est communiquée par courriel.
En cas d’acceptation, vous recevez une lettre de promesse avec une validité de 6 mois. Cette validité pourra être prolongée sur demande écrite avant la fin de la validité de la promesse. Dans toutes vos communications veuillez toujours indiquer le numéro de dossier.
Les dossiers incomplets sont automatiquement clôturés au bout de 90 jours calendrier.
Les dossiers refusés sont clôturés à l’expiration de la période de recours.
Remboursement
La demande de remboursement doit être envoyée par courriel ou par voie postale endéans la période de validité de la promesse accompagnée des documents suivants :
- les factures payées relatives aux frais éligibles
- les justificatifs de paiement (extraits bancaires/ notes de débit)
- les confirmations de commande datées et signées
Le numéro de dossier doit être clairement indiqué dans la demande.
Si tous les critères sont respectés, le montant éligible (déterminé sur base des factures et des preuves de paiement) sera remboursé sur un compte bancaire luxembourgeois de l’entreprise. Le Copel se réserve le droit de demander un relevé d’identité bancaire (RIB).
Une lettre d’octroi sera envoyée par courriel par la suite pour confirmation du paiement.
Voie de recours
Pour contester une décision de l’ODL, l’entreprise peut introduire un recours contentieux contre une décision de l’ODL devant le tribunal administratif. Ce recours doit être intenté par requête signée d’un avocat à la cour dans les trois mois à compter de la notification de la décision.
Dans le même délai, l’entreprise peut adresser un recours gracieux par lettre recommandée à l’ODL dans laquelle l’entreprise expose les faits et ses prétentions accompagnée des pièces qu’elle juge utile.
En cas de recours gracieux, le délai pour introduire le recours contentieux est suspendu. Si dans les trois mois à compter de l’introduction du recours gracieux une nouvelle décision intervient ou si aucune décision n’intervient, un nouveau délai de trois mois pour introduire le recours contentieux devant le tribunal administratif commence à courir.
L’entreprise peut également introduire une réclamation auprès du Médiateur – Ombudsman. Cette réclamation n’interrompt ni ne suspend les délais légaux des recours gracieux et contentieux. Le médiateur ne peut pas modifier la décision prise, mais interviendra auprès de l’ODL afin de trouver un arrangement.